In 7 stappen naar je kernwaarden; deel 2

In mijn vorige blog over dit onderwerp (zie: https://www.paulterwal.nl/in-7-stappen-naar-je-kernwaarden-september-2020-deel-1/) heb ik de uitgangspunten van het belang van jouw kernwaarden aangegeven.

In de bij de eerste blog bijgevoegde video heb je in 1,5 minuten kunnen zien waarom het vaststellen van je kernwaarden zo belangrijk kan zijn in relatie met je werk en met je privé.

Maar al is het makkelijk gezegd; het is niet altijd makkelijk om jouw kernwaarden te bepalen of zelf maar helder te krijgen. Ook ik heb in 2018 nog een verandering bemerkt in mijn kernwaarden door een intensieve discussie met mijn mentoren. Tijdens een 4-daagse mentor-sessie in Kaapstad (Ja, inderdaad dat is heel erg ) kwam ik er achter dat niet “integriteit” op zich een kernwaarde van mij is, maar “transparantie, leidend tot integriteit”. Dat lijkt niet een groot verschil, maar is het wel. (Ik leg het je graag uit als je dat wilt.)

Nu zijn er verschillende wegen die naar Rome of je kernwaarden leiden; soms weet je ze gewoon; soms ben je er al een tijdje mee bezig. Misschien wil je ze als team vastleggen. Dit heeft dan ook weer een duidelijk band met de ongeschreven grondregels (UGR’s), waarover ik ok een blog heb geschreven en binnenkort weer een vervolg zal maken.

In dit artikel zal ik een aantal stappen aangeven die je kunt volgen, bijvoorbeeld in een werkoverleg. Dit hoeft ook zeker niet in één bijeenkomst te worden uitgevoerd; soms wil je in een volgende sessie nogmaals bepaalde stappen langslopen: neem die tijd.

Stap 1. Creëer een rust-moment
Allereerst is het wijs om tijd in te ruimen om te beginnen met dit proces; zorg voor een paar uur rust en ruimte. Dit hoeft geen hei-dag te worden, maar even met elkaar gaan zitten zonder storende computers en telefoons en het gesprek aan gaan, is heel verstandig. Ook in deze COVID-19-tijden niet slechts om op afstand te doen: fysiek of online.
Neem net als de goede voorbeelden de tijd en de ruimte hiervoor. Het is ook geen eenmalig proces de eerste keer; dit kan best maanden doorlooptijd nemen.

Stap 2: Faciliteer de bijeenkomsten
Een soort Brown-paper setting kan hierbij goed helpen; zorg voor papier aan de wanden, neem stickers en viltstiften mee. Iedereen mag zijn eigen waarden aangeven; iedereen is hierin gelijk en heeft gelijk: het is de beleving van die persoon van de organisatie. Hier kan ook het fysieke Waardenspel[5] een mooie rol spelen: kies woorden/waarden die jij vindt passen bij de organisatie.

Stap 3: Stel de vraag: wat is echt belangrijk voor jou als werknemer/leider/ondernemer binnen jullie organisatie?
Hier hebben we naast de genoemde items ook vragenlijsten voor, die in een team besproken worden en waaruit jullie de kernwaarden van je team en van jullie organisatie gaan voorstellen. Tevens kunnen we desgewenst hiervoor per team een interactieve workshop organiseren, waarbij wij de procesbegeleiding doen en gaan we op zoek naar de ‘genen’ van jouw organisatie[6].

Stap 4: Noteer wat in je opkomt.
Voel je niet (te) geremd en schrijf op welke woorden in je opkomen om te beschrijven wat jouw organisatie voor jou betekent; pas geen zelfcensuur toe.
In deze situatie kan het zijn dat je merkt dat de kernwaarden die je kiest voor jouw organisatie wel of niet overeen komen met de kernwaarden die jij zelf als mens hebt.

Het is niet belangrijk op dit moment of ze volledig overeen komen met elkaar; misschien is het zelfs goed als je merkt dat wat jij belangrijk vindt als waarde voor de organisatie

Stap 5: maak een Top 5 van jouw kernwaarden voor de organisatie.
In deze stap ga je nogmaals alle kernwaarden langs die je hebt opgeschreven; kijk eens of je ze kunt clusteren: zijn er woorden die op elkaar lijken qua inhoud of betekenis; zijn er woorden die je niet goed kunt invullen met voorbeelden. Geef bijvoorbeeld een cijfer aan de kernwaarden ( 1 – 5); die kernwaarden waar jij een 5 of een 4 aangeeft, zijn waarschijnlijk degenen die jou het meest aanspreken binnen jullie organisatie.

Stap 6: Bespreek jouw Top 5 met andere teamleden
Deze stap is spannend en enerverend; je gaat kijken welke kernwaarden die je zelf hebt opgeschreven en van een prioriteit hebt voorzien ook gedeeld worden door anderen. Leg de waarden die gelijk zijn of lijken bij elkaar en maak er groepjes van. Desnoods door ze per groepje op één papier te schrijven: dan kun je aan elkaar toelichten per groepje woorden wat ze betekenen en wat ze proberen uit te stralen. Worden ze gedeeld, maak er dan een kort overzicht van wat het voor jullie gezamenlijk betekent.

Stap 7: Stel dan samen een Top 5 vast.
Elk team, als je dit proces als team hebt gedaan, stelt dan door middel van groene stickers aan welke kernwaarden hun voorkeur hebben: iedereen kan zijn 5 groene stickers plakken op de kernwaarden die zijn opgeschreven en toegelicht.
Er ontstaat dan een overzicht van de meest gedeelde waarden. Dan heb je de Top 5 beschikbaar. Houdt ook de andere kernwaarden vast; misschien wil je nog eens aanpassen als team.

En dan? Zijn we dan klaar?
Er zijn dan nog zeker drie extra meta-stappen mogelijk maar die liggen op het organisatieniveau. Van de teams die een Top 5-prioriteit hebben gemaakt, worden alle geselecteerde en geprioriteerde kernwaarden verzameld. Met een groep Ambassadeurs kun je de volgende stappen zetten.

Stap 8: Verzamelen prioriteit kernwaarden
In deze stap worden van alle teams de Top 5 kernwaarden per team verzameld en gebundeld. Hierop wordt geen oordeel of selectie toegepast: het gaat puur om het verzamelen en presenteerbaar maken.
Het is uiteraard mogelijk dat er heel veel verschillende kernwaarden zijn; dat zegt iets over de organisatie. Vaak zijn er veel dubbelingen en ontstaat er al snel een beeld van veel gedeelde kernwaarden.

Stap 9: Medewerkersonderzoek
Dan is het zaak om aan alle interne stakeholders: werknemers, leidinggevenden en bestuur, te vragen of en zo ja welke kernwaarden zichtbaar zijn op de werkvloer. Het gaat hier dus om het onderzoek naar draagvlak voor de kernwaarden. Via een digitale vragenlijst geven deze stakeholders hun visie op de kernwaarden.
Hieruit ontstaat het beeld van de Top 5 van de best gedragen kernwaarden van de organisatie. Uiteraard is het mogelijk om het aantal uit te breiden; bij veel bedrijven zien we een Top 10.

Van belang is wel dat medewerkers en anderen ze moeten kunnen herkennen en erkennen en eigenlijk uit het hoofd moeten kennen: het gaat immers om die waarden die je als organisatie uitdraagt in je werk en je beleving.

Stap 10. Klantenonderzoek
Zijn de kernwaarden ook zichtbaar voor klanten, cliënten of externe stakeholders? We voeren een meting uit onder een steekproef van klanten en leveranciers. Daarmee ziet u direct welke kernwaarden ook extern worden herkend.

Borgen van je kernwaarden
Aan de hand van de 7 stappen intern en de meta-stappen hebben we een goed beeld van de kernwaarden die wij binnen ons bedrijf herkennen en waarderen. Dan begint het borgen van die waarden: hoe gaan we er nog meer naar leven. Hoe wordt het onderdeel van je werk, van de cultuur?

Of zoals Tony Hsieh, CEO van Zappos.com zegt:
“Committable core values that are truly integrated into a company’s operations can align an entire organization and serve as a guide for employees to make their own decisions. ……………………… Core values are essentially a formalized definition of a company’s culture.”[7].

Deze borging vraagt aandacht en tijd; het snelst gaat het door te doen en er naar te werken en elkaar uit te dagen in werkoverleg, teambesprekingen of workshops hoe om te gaan met de kernwaarden en hoe elkaar er op aan te leren spreken; pas als dat laatste lukt, zijn de waarden geïnternaliseerd en ben je over en weer aanspreekbaar, dus accountable, op waar je voor staat.

De –Nederlandse- vraag is natuurlijk dan: en wat levert het ons op?
Door die gedeelde kernwaarden weten waar we voor staan, waar we voor werken, waarom we het doen. Dat levert een cultuur op van geven en ontvangen, van meer onderlinge betrokkenheid, steun, feedback, van ruimte en verantwoordelijkheid.

En dat levert meer energie op, dit zijn de energiebronnen in het Job Demands en Resource-model, en daarmee ook bevlogenheid op; wat weer leidt tot rendement op 7 gebieden binnen de organisatie.

Job Demands – Resource model, Bakker/Schaufeli
In de vervolg-notitie “de relatie tussen bevlogenheid en productiviteit” zullen we hier nader op in gaan.

Ik hoop dat ik je hiermee heb geïnspireerd tot het aangaan van dit kernwaarden-traject.

Succes met dit traject en aarzel niet om ons met vragen te bestoken; richt je vragen aan:

paul@paulterwal.nl
Paul ter Wal

[5] Waardenspel: Hein Siebers; 2003.3009.
[6] Zappos is begonnen door iedere medewerker per e-mail te vragen waarom zij werken voor Zappos; dat hebben ze anoniem en ongecensureerd in een boek opgenomen. Het boek is beschikbaar voor medewerkers en klanten. Daaruit kun je samen de kernwaarden afleiden.
[7] Tony Hsieh: Delivering Happiness ISBN 978-1-4555-0890-7