05 juni 2015

In 7 stappen naar je kernwaarden

Hoe bepaal ik mijn –organisatie- kernwaarden en waarom?

Kernwaarden zijn de belangrijkste waarden (voor en) van een organisatie[1], maar ook van een individu. Kernwaarden worden ook wel basiswaarden genoemd, in het Engels Core Values of ook Non-Negotiables: het zijn de waarden die de grondvesten zijn van de keuzes die je maakt als organisatie of individu en daarmee niet ter discussie staan[2].

De kernwaarden van een organisatie zijn dus de punten waar de organisatie op drijft, de basiswaarden op grond waarvan besluiten worden genomen. En waarop je dus als organisatie en als medewerker aangesproken kan worden (: accountability: je staat voor je waarden).

Een voorbeeld van een kernwaarde van een organisatie is, “onze maatschappelijke verantwoordelijkheid”.

Kernwaarden zijn daarmee het ethisch kompas van een bedrijf, het geeft aan wat het bedrijf ten diepste nastreeft. Het geeft het beeld van de identiteit van een bedrijf. Het geeft het fundament weer van waaruit de organisatie of het bedrijf werkt en wat ten grondslag ligt aan hun bestaan.

Kernwaarden zitten dus in de genen van een organisatie. Ze geven niet aan wat de organisatie doet, maar ze geven aan hoe een organisatie doet wat zij doet. En ook nog: waarom de organisatie het doet.

Kernwaarden zijn dus niet vrijblijvend, zij vormen het hart van de organisatie: ze zijn niet-bespreekbaar, het fundament.

Als ze consistent worden toegepast en uitgevoerd, dan is een organisatie aanspreekbaar of te wel accountable op die waarden en zijn ze doorslaggevend voor en naar klanten.

Er zijn twee soorten kernwaarden:

Specifieke kernwaarden hebben invloed op de interne handelswijze van het bedrijf zelf, zoals het omgaan met elkaar, het delen van kennis en integriteit.

Algemene kernwaarden geven de verantwoordelijkheden naar de externe belanghebbenden van een organisatie aan, zoals respect richting de klanten en voor een groot aantal organisaties ook het behalen van resultaat voor de aandeelhouders.

Missie, visie en kernwaarden

Uiteraard zijn er veel bedrijven die kernwaarden hebben. Ze zijn vaak gekoppeld aan de “Missie van de organisatie”. Nu versta ik graag het volgende onder Missie: een missie definieert het bestaansrecht en de identiteit van jouw organisatie.

Door middel van je missie geef je aan wie je bent, wat je doet en waar je voor staat. De missie wordt ook wel mission statement genoemd.

Je missie is eigenlijk tijdloos, maar wel toe te passen op dit moment. Een missie staat dus, in tegenstelling tot een visie of strategie, niet voortdurend ter discussie[3].

De missie van een organisatie bestaat over het algemeen uit de volgende vier onderdelen:

  1. Werkterrein
  2. Bestaansrecht
  3. Betekenis voor belanghebbenden
  4. Normen, kernwaarden en overtuigingen

Voorbeelden van bedrijven met een heldere missie zijn:

Zappos: Wij zijn een bedrijf dat de beste customer service biedt en schoenen verkoopt. 

Apple: Wij willen werken makkelijker maken.

9292ov: Mensen prettig en efficiënt de weg wijzen van-deur-tot-deur.

Vaak wordt ook de Visie genoemd in dit kader. Een visie is inspirerend. Een visie geeft een visionaire en ambitieus beeld van wat een organisatie wil zijn. In de definitie van de visie kijk je naar de wereld van nu en de kansen in de toekomst en beschrijf je de gewenste droomsituatie. En die situatie is mede gebaseerd op de kernwaarden van de organisatie.

Kernwaarden: voorbeelden

Zoals gezegd, er zijn mooie voorbeelden van kernwaarden binnen organisaties:

Bilderberg: 10 Kroonwaarden, zoals “een genietende gast is de kroon op mijn werk”

Zappos: nr 1. “Deliver WOW through Service” (uit de 10 Zappos Family Core Values)

Coolblue: “Jezelf kunnen zijn, samen met je collega’s”

Happy State Bank, Texas, USA: “Family comes first”[4].

( je weet er vast ook een paar: ……..)

Voorbeelden van een persoonlijke waarden kunnen zijn; Veiligheid, Zekerheid, Integriteit, Verantwoordelijkheid, Ondernemerschap, Verbeteren, Wijsheid. Ik heb een lijst van ruim 300 persoonlijke kernwaarden. Het gaat echter niet om de woorden maar om de waarden die jij er zelf aan toevoegt.

Kernwaarden als sleutel van succes en bevlogenheid

Maar wat is dat dan met die kernwaarden, wat doe ik er mee? Dat wil je natuurlijk weten voordat je gaat nadenken over die van jouw organisatie of de kernwaarden van jezelf.

Kernwaarden bepalen de mogelijkheden die de organisatie zichzelf geeft; het is de basis, het fundament op grond waarvan alternatieven bekeken kunnen worden en van waaruit de keuzes voor de organisatie worden gemaakt. Door die keuzes wordt de richting bepaald binnen de visie en de strategie. In succesvolle organisaties zijn de missie en visie van het bedrijf bekend bij de medewerkers. Zij zijn gebaseerd op en resoneren in hun eigen (kern)waarden.

Maar wat nog veel belangrijker is: het bepaalt of medewerkers kunnen werken binnen de organisatie op een manier die bij hen past en die hen energie geeft. En die energie of passie zorgt voor betrokkenheid en voor bevlogenheid.

In dat geval sluiten de persoonlijke kernwaarden aan bij die van de organisatie. En laat uit allerlei onderzoek nu net blijken dat die bevlogenheid de productiviteit beïnvloedt en dus ook de winstgevendheid of continuïteit van de organisatie. Hierover kun je een aparte brochure opvragen: “de relatie tussen bevlogenheid en productiviteit”.

Hoe ontdek ik nu de kernwaarden en hoe leg ik ze vast.

Daar is niet een vaste wetenschappelijke methode voor en gelukkig maar, want kernwaarden bepalen van je organisatie doe je samen en dat moet dus leuk zijn. Het gebeurt in ieder geval niet top-down, maar juist samen met de medewerkers.

Maar soms, zeker bij familiebedrijven, zie je dat die kernwaarden eigenlijk al vastliggen in de historie van de organisatie; zij zijn er blijkbaar altijd al geweest. Dat is natuurlijk niet zo, maar soms wordt het wel zo ervaren. Ooit zijn ze ontstaan, gedeeld, begrepen en toegepast en nu zijn ze er gewoon.

Maar voor heel veel bedrijven is dat nog niet zo; of de situatie is zo veranderd, door nieuwe aandeelhouders, door samenvoeging, door overnames, dat er geen duidelijke kernwaarden meer zijn.

Het opstellen van de kernwaarden begint op alle niveaus in de organisatie; alle teams van onder tot boven gaan er mee aan de slag.

We hebben daar als team een 7 stappenplan voor; die mag je op elke gewenste manier als team of zelfs als individu oppakken.

Dit hoeft ook zeker niet in één bijeenkomst te worden uitgevoerd; soms wil je in een volgende sessie nogmaals bepaalde stappen langslopen: neem die tijd.

Stap 1. Creëer een rust-moment

Allereerst is het wijs om tijd in te ruimen om te beginnen met dit proces; zorg voor een paar uur rust en ruimte. Dit hoeft geen hei-dag te worden, maar even met elkaar gaan zitten zonder storende computers en telefoons en het gesprek aan gaan, is heel verstandig. Neem net als de goede voorbeelden de tijd en de ruimte hiervoor. Het is ook geen eenmalig proces de eerste keer; dit kan best maanden doorlooptijd nemen.

Stap 2: Faciliteer de bijeenkomsten

Een soort Brown-paper setting kan hierbij goed helpen; zorg voor papier aan de wanden, neem stickers en viltstiften mee. Iedereen mag zijn eigen waarden aangeven; iedereen is hierin gelijk en heeft gelijk: het is de beleving van die persoon van de organisatie. Hier kan ook het fysieke Waardenspel[5] een mooie rol spelen: kies woorden/waarden die jij vindt passen bij de organisatie.

Stap 3: Stel de vraag: wat is echt belangrijk voor jou als werknemer/leider/ondernemer binnen jullie organisatie?

Hier hebben we naast de genoemde items ook vragenlijsten voor, die in een team besproken worden en waaruit jullie de kernwaarden van je team en van jullie organisatie gaan voorstellen. Tevens kunnen we hiervoor per team een interactieve workshop organiseren, waarbij wij de procesbegeleiding doen en gaan we op zoek naar de ‘genen’ van uw organisatie[6].

Stap 4: Noteer wat in je opkomt.

Voel je niet (te) geremd en schrijf op welke woorden in je opkomen om te beschrijven wat jouw organisatie voor jou betekent; pas geen zelfcensuur toe.

In deze situatie kan het zijn dat je merkt dat de kernwaarden die je kiest voor jouw organisatie wel of niet overeen komen met de kernwaarden die jij zelf als mens hebt.

Het is niet belangrijk op dit moment of ze volledig overeen komen met elkaar; misschien is het zelfs goed als je merkt dat wat jij belangrijk vindt als waarde voor de organisatie

Stap 5: maak een Top 5 van jouw kernwaarden voor de organisatie.

In deze stap ga je nogmaals alle kernwaarden langs die je hebt opgeschreven; kijk eens of je ze kunt clusteren: zijn er woorden die op elkaar lijken qua inhoud of betekenis; zijn er woorden die je niet goed kunt invullen met voorbeelden. Geef bijvoorbeeld een cijfer aan de kernwaarden ( 1 – 5); die kernwaarden waar jij een 5 of een 4 aangeeft, zijn waarschijnlijk degenen die jou het meest aanspreken binnen jullie organisatie.

Stap 6: Bespreek je Top 5 met andere teamleden

Deze stap is spannend en enerverend; je gaat kijken welke kernwaarden die je zelf hebt opgeschreven en van een prioriteit hebt voorzien ook gedeeld worden door anderen. Leg de waarden die gelijk zijn of lijken bij elkaar en maak er groepjes van. Desnoods door ze per groepje op één papier te schrijven: dan kun je aan elkaar toelichten per groepje woorden wat ze betekenen en wat ze proberen uit te stralen. Worden ze gedeeld, maak er dan een kort overzicht van wat het voor jullie gezamenlijk betekent.

Stap 7: Stel dan samen een Top 5 vast.

Elk team, als je dit proces als team hebt gedaan, stelt dan door middel van groene stickers aan welke kernwaarden hun voorkeur hebben: iedereen kan zijn 5 groene stickers plakken op de kernwaarden die zijn opgeschreven en toegelicht. Er ontstaat dan een overzicht van de meest gedeelde waarden. Dan heb je de Top 5 beschikbaar. Houdt ook de andere kernwaarden vast; misschien wil je nog eens aanpassen als team.
En dan? Zijn we dan klaar?

Er zijn dan nog zeker drie extra meta stappen mogelijk maar die liggen op het organisatieniveau. Van de teams die een Top 5-prioriteit hebben gemaakt, worden alle geselecteerde en geprioriteerde kernwaarden verzameld.

Stap 8: Verzamelen prioriteit kernwaarden

In deze stap worden van alle teams de Top 5 kernwaarden per team verzameld en gebundeld. Hierop wordt geen oordeel of selectie toegepast: het gaat puur om het verzamelen en presenteerbaar maken.

Het is uiteraard mogelijk dat er heel veel verschillende kernwaarden zijn; dat zegt iets over de organisatie. Vaak zijn er veel dubbelingen en ontstaat er al snel een beeld van veel gedeelde kernwaarden.

 Stap 9: Medewerkersonderzoek

Dan is het zaak om aan alle interne stakeholders: werknemers, leidinggevenden en bestuur, te vragen of en zo ja welke kernwaarden zichtbaar zijn op de werkvloer. Het gaat hier dus om het onderzoek naar draagvlak voor de kernwaarden. Via een digitale vragenlijst geven deze stakeholders hun visie op de kernwaarden. Hieruit ontstaat het beeld van de Top 5 van de best gedragen kernwaarden van de organisatie. Uiteraard is het mogelijk om het aantal uit te breiden; bij veel bedrijven zien we een Top 10.

Van belang is wel dat medewerkers en anderen ze moeten kunnen herkennen en erkennen en eigenlijk uit het hoofd moeten kennen: het gaat immers om die waarden die je als organisatie uitdraagt in je werk en je beleving.

Stap 10. Klantenonderzoek

Zijn de kernwaarden ook zichtbaar voor klanten, cliënten of externe stakeholders? We voeren een meting uit onder een steekproef van klanten en leveranciers. Daarmee ziet u direct welke kernwaarden ook extern worden herkend.

Borgen van je kernwaarden

Aan de hand van de 7 stappen intern en de meta-stappen hebben we een goed beeld van de kernwaarden die wij binnen ons bedrijf herkennen en waarderen. Dan begint het borgen van die waarden: hoe gaan we er nog meer naar leven. Hoe wordt het onderdeel van je werk, van de cultuur?

Of zoals Tony Hsieh, CEO van Zappos.com zegt:

“Committable core values that are truly integrated into a company’s operations can align an entire organization and serve as a guide for employees to make their own decisions. ……………………… Core values are essentially a formalized definition of a company’s culture.”[7].

Deze borging vraagt aandacht en tijd; het snelst gaat het door te doen en er naar te werken en elkaar uit te dagen in werkoverleg, teambesprekingen of workshops hoe om te gaan met de kernwaarden en hoe elkaar er op aan te leren spreken; pas als dat laatste lukt, zijn de waarden geïnternaliseerd en ben je over en weer aanspreekbaar, dus accountable, op waar je voor staat.

De –Nederlandse- vraag is natuurlijk dan: en wat levert het ons op?

Door die gedeelde kernwaarden weten waar we voor staan, waar we voor werken, waarom we het doen. Dat levert een cultuur op van geven en ontvangen, van meer onderlinge betrokkenheid, steun, feedback, van ruimte en verantwoordelijkheid.

En dat levert meer energie op, dit zijn de energiebronnen in het Job Demands en Resource model, en daarmee ook bevlogenheid op.

Job Demands – Resource model, Bakker/Schaufeli

In de Notitie “de relatie tussen bevlogenheid en productiviteit” zullen we hier nader op in gaan.

Ik hoop dat ik je hiermee heb geïnspireerd tot het aangaan van dit kernwaarden-traject.

Succes met dit traject en richt je vragen aan:

paul@paulterwal.nl

Paul ter Wal

[1] Een organisatie is iedere vorm van samenwerking van mensen; dus commerciële bedrijven, zorginstellingen, onderwijsinstellingen etc.

[2] www.ensie.nl

[3] http://www.visie-strategie.nl

[4] Boek Sam Silverstein: Non-Negotiables mei 2015

[5] Waardenspel: Hein Siebers; 2003.3009.

[6] Zappos is begonnen door iedere medewerker per e-mail te vragen waarom zij werken voor Zappos; dat hebben ze anoniem en ongecensureerd in een boek opgenomen. Het boek is beschikbaar voor medewerkers en klanten. Daaruit kun je samen de kernwaarden afleiden.

[7] Tony Hsieh: Delivering HappinessISBN 978-1-4555-0890-7

Werven? Neen, gevonden worden
Kernwaarden: hoe ontdek je je kernwaarden en wat doe je er mee