UGR’s: de ‘Ongeschreven Grond Regels’ van onze organisatiecultuur: hoe medewerkers hun perceptie op cultuur invullen

Een aantal jaren geleden (2017) sprak ik in Johannesburg een collega-adviseur, Stef du Plessis. Ik was gevraagd om op een jaarcongres mijn verhaal te vertellen over “Make Your Choice: how Happiness Makes Money”: hoe de verbondenheid van jouw kernwaarden als individu met die van jouw organisatie (mede) bepalend zijn voor het succes in volle breedte .

Stef gaf mij een boek van Steve Simpson en hemzelf over UGR’s: “A Culture Turned”. Hij vroeg mij er eens doorheen te gaan en dan contact op te nemen. Ik heb het boek op de terugvlucht naar Amsterdam gelezen en was best geraakt door de relatieve eenvoud van hun verhaal. Hoe ongeschreven regels van groot belang zijn op het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen en de organisatiecultuur.

Ik was in de periode druk met mijn programma samen met mijn mentoren, dus ik heb dit even laten hangen. Dit voorjaar in Swakopmund (Namibië) sprak ik Stef weer en zijn we verder gaan praten over een mogelijke samenwerking op het gebied van UGR’s. In maart dit jaar (ja, ik zat in Adelaide toen COVID-19 uitbrak en Nederland op slot ging) sprak ik Steve, de bedenker van het programma van UGR’s, en besloten we samen te werken. Ik mag mij nu UGR-consultant noemen en hun programma toepassen binnen organisaties in Nederland.

Wat is dat dan: die UGR’s?

We kennen allemaal wel de opmerking: “wat wordt er over (wie/wat) gezegd bij het koffieapparaat?” of bij de printer, net wat u wilt. Het gaat er dan om dat we bespreken hoe we hier mensen zien of dingen doen. Dat zie je ook bij nieuwe medewerkers. Uit onderzoek blijkt dat die een week of 6 rondkijken in een nieuwe werkomgeving en zich dan mee laten nemen in “zo doen we dat nu eenmaal”. En zich daar dan vaak aan conformeren.

Dan spreek je al over UGR’s: Unwritten GroundRules of de ongeschreven grondregels. Dit is de manier waarop wij hier de dingen doen. Zij drijven het gedrag van medewerkers en zijn dus van belang voor de organisatiecultuur, maar er wordt eigenlijk heel weinig over gesproken binnen organisaties. Het gaat om de percepties van de medewerkers over wat er gewenst of ongewenst is.

Voorbeelden van een UGR zijn:
• Binnen ons bedrijf is de enige keer dat je een reactie krijgt van je leidinggevende is als er iets mis is.
• Binnen onze organisatie spreekt de leiding vaak over veiligheid en ze doen daar ook echt wat aan; ze maken het waar.
• Binnen ons bedrijf gaan de leukste grappen over onze collega’s; zeker als ze er niet bij zijn.

Je ziet, UGR’s kunnen positief, negatief maar ook neutraal zijn; ze geven weer wat men denkt dat er gebeurt binnen het bedrijf. Dat is niet altijd onschuldig. Deze regels geven weer hoe wij met elkaar omgaan, wat onze gedragsregels zijn. Goed functionerende teams hebben veel positieve UGR’s; minder functionerende teams hebben een combinatie van negatieve, positieve en neutrale UGR’s.

Waarom is het belangrijk de UGR’s te kennen?

De UGR’s bepalen ons gedrag binnen de organisatie; als er een beeld leeft, dat je beter niets kunt zeggen tijdens een overleg, dan zie je dat veel medewerkers hun mond niet open doen, zelfs al hebben ze hele goede suggesties. Maar de perceptie is dat het toch niet zinvol is. En wie wil er een buitenstaander zijn?
De positieve zijde is dat als men juist wel vindt dat hier ruimte voor is, dan geeft dit aan een overleg een positieve boost. En ontstaan nieuwe ideeën.

We worden dus beïnvloed door de UGR’s door en vanuit anderen. Met name vanuit de leidinggevenden.

Onderzoek onder een grote groep leidinggevenden geeft aan dat zij verwachten dat als op het werk een optimale cultuur heerst dat de effectiviteit van de organisatie stijgt met 40%. Onder directies en CEO’s leeft het beeld dat dit minimaal 25% is. Dit is natuurlijk nogal wat.

Ook uit de onderzoeken van Gallup blijkt dat de invloed van de organisatiecultuur op het resultaat (profijtabiliteit) van de organisatie best groot is.

Dus cultuur is niet iets softs maar een duidelijke graadmeter voor het succes van een organisatie.

In mijn volgende blogs zal ik hier verder op ingaan.
Heeft u nu al vragen? Neem even contact op, ik informeer u graag: paul@andare.nl of 0651663087.

I Zie mijn blog: kernwaarden: hoe ontdek je je kernwaarden en wat doe je er mee?