Ook dit jaar 2023 zullen er weer selectieprocedures gaan starten voor het selecteren van een nieuwe arbodienst. Ik merk nu al in de markt dat het aanbestedingsseizoen voor arbodienstverlening van start zal gaan. Er verschijnen al weer artikelen, net als deze over het selecteren van een passende arbodienst.

Er zijn naast de maatwerktrajecten die op ieder moment verder ingevuld kunnen worden twee momenten die als start van een nieuwe arbodienstverlener genomen worden, 1 juli en 1 januari. Dat betekent dan dat maart en september van belang zijn voor de opzegtermijnen, vaak drie maanden. Er worden vaak via de (vereenvoudigde) aanbestedingsregels of via digitale bronnen arbodiensten geselecteerd; de selectiecriteria kan men zelf aangeven en het “systeem” geeft een “objectieve” selectie van partijen weer.

Wisseling van arbodienst gebeurt, neem ik aan, veelal omdat er een bepaalde onvrede is met de huidige situatie: de samenwerking is niet optimaal of resultaten blijven uit. Wisseling van arbodienst is echter een ingrijpende activiteit en het is niet iets wat zomaar gebeurt. Het gaat namelijk over medewerkers van het bedrijf en over kosten. Dus een belangrijk onderwerp niet alleen voor “Mens & Organisatie” of HR maar voor de gehele top van de organisatie en niet te vergeten de personeelsvertegenwoordiging. Juist in tijden als deze post-COVID-periode is het betrekken van alle geledingen van groot belang.

Voordat een selectie of aanbesteding kan plaatsvinden is het dus zaak goed na te gaan waarom inhoudelijk een nieuwe partij aan de orde kan zijn. Er is ook op die markt krapte door vermeende noodzakelijke Poortwachter-stappen of te wel niet altijd even adequate inzet van met name bedrijfsartsen. Inzet van zogeheten Taakgedelegeerden (onder welke naam ook) is een hele goede inzet, juist omdat veel verzuim geen directe band heeft met ziekten, maar met de vele problemen en overbelasting die we ervaren.

Gelukkig wordt dan vaak een specialist ingehuurd om een goed Inzetbaarheidsbeleid op te stellen en van daaruit de best passende leverancier te selecteren. De kwestie is dat met aanpassing van het eigen beleid vanuit een visie op inzet van mensen de keuze voor een (andere) dienstverlener effectiever kan plaatsvinden. Soms kan de huidige dienstverlener zich ook goed schikken in de nieuwe aanpak en is dus selectie van een nieuwe partij niet aan de orde maar het herschikken van de inzet van bedrijfsartsen en taakgedelegeerde adviseurs.

Het medisch verzuim zit vaak niet hoger dan 3% zit, de stand volgens CBS met kleinere bedrijven/teams; zoals blijkt uit onderzoek is verzuim boven dat percentage beïnvloedbaar, deels door de stijl van leidinggeven aan te passen, deels door cultuur beïnvloeding (gedrag), deels door aanpassing van de organisatie zelf: Rijnlands-organiseren. Er is dus meer onder de zon dat de vermeende oplossing door een nieuwe bedrijfsarts in te vliegen.

Bij Inzetbaarheidsbeleid, inclusief verzuimaanpak, gaat het volgens mij veel meer om mensen en niet over geld; althans niet primair. Lees meer in mijn blog 'Verzuimaanpak 3.0: van proces naar mens: Krapte op de arbeidsmarkt met hoog verzuim?'

Het gaat over de bevlogenheid, vitaliteit (veerkracht), productiviteit en misschien zelfs wel het werkgeluk van mensen. Zeker ook in deze (crisis-) tijden van cruciaal belang. En dat dit geld oplevert al is het misschien op de iets langere op termijn, zal duidelijk zijn (zie : Job Demand Resources model; Schaufeli en Bakker). CBS rekent voor dat een verzuimdag gemiddeld € 410 kost. Ik zie dat de huidige post-corona tijd tot een extra verzuim verhoging leidt van zo’n 0,7 tot 1%. Dat is natuurlijk veel maar van veel zijden wordt ons verteld dat er licht is aan het eind van de tunnel. We kunnen dus weer, ook vanuit de huidige kennis en ervaring, ons richten op een betere inzetbaarheid van onze medewerkers, leidend tot ook lager verzuim. Dit vraagt niet alleen om kwaliteit van de visie en het beleid van de organisatie zelf maar ook om kwaliteit van de dienstverleners.

Kwaliteit van dienstverlening gaat over resultaat bij het inzetten van inzetbaarheidsbeleid met dalend verzuim en hogere inzetbaarheid, productiviteit als gevolg. Wat ik me dan afvraag als ik sommige aanbestedingen zien waarom we nog steeds veel waarde toekennen aan de kosten van bedrijfsarts en niet met name aan een contract met een arbodienst dat past bij onze organisatiedoelstellingen, met name onze kernwaarden? Kwaliteit van dienstverlening gaat over wat we samen willen bereiken aan kritische succesfactoren (KSF), doelstellingen (KPI’s), wat de “opbrengsten” mogen zijn van de geleverde diensten en wat wij als organisatie bereid zijn te investeren in ons eigen functioneren en willen betalen voor kwaliteit.

Niet het Proces Poortwachter zal dan dominant zijn maar onze houding naar onze medewerkers: waar kunnen wij hen steunen en wat kunnen we doen om –langdurig- verzuim te voorkomen: wat heb jij als medewerker nodig om je vitaal in te zetten voor onze organisatie? Een zaak die te maken heeft met onze kernwaarden en onze missie: waar doen we het allemaal voor? In tijden van onrust zijn we nu juist bezig om medewerkers te steunen waar mogelijk; dit is de kern van inzetbaarheidsbeleid.

Het zou dan ook jammer zijn als we uitsluitend kijken naar de kosten van een nieuwe aanbieder; het gaat om onze visie en ons beleid en of zij als dienstverlener daaraan een zinvolle bijdrage kunnen leveren. Het gaat dus niet om de eigen aanpak van de arbodienst (wel goed om te weten, natuurlijk) maar aan de aansluiting bij ons beleid als organisatie. Inzetten op workshops voor arbodienst-medewerkers, M&O, leidinggevende en medewerkers: Poortwachter in je vingers, zijn daarbij nuttige instrumenten.

Uiteraard mogen we ook daarna naar de kosten kijken mits we de beoogde opbrengsten ook helder maken. Het is de visie van de organisatie op mens & organisatie die centraal staat. Dat vraagt tijd en energie. Maar zal zeker ook bijdragen aan de invulling van de doelstelling van de organisatie (Ikigai).

Meer weten?

Paul ter Wal (+31651663087 I paul@andare.nl)